З метою забезпечення належної організації ведення претензійно-правової роботи на підприємствах, в установах, організаціях, які належать до сфери управління Держкомтелерадіо України (далі – підвідомчі підприємства) та на виконання пункту 6, підпунктів 12, 17 пункту 10 Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.11.2008 № 1040,
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Методичні рекомендації щодо ведення претензійно-позовної роботи на підприємствах, в установах та організаціях, які належать до сфери управління Державного комітету телебачення і радіомовлення України (далі – Методичні рекомендації), що додаються.
2. Керівникам підвідомчих підприємств забезпечити організацію роботи, пов’язаної з підготовкою і розглядом претензій та позовів, у відповідності з Методичними рекомендаціями, затвердженими цим наказом.
3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
Голова
Держкомтелерадіо України О. В. Курдінович
ЗАТВЕРДЖЕНО:
Наказ Держкомтелерадіо України
від «15» листопада 2013 р. № 222
Методичні рекомендації розроблено для працівників юридичних служб підприємств, установ, організацій, які належать до сфери управління Держкомтелерадіо України, з метою допомоги у веденні претензійно-позовної роботи та подальшого використання при здійсненні своїх функціональних обов’язків
Методичні рекомендації підготовлено з урахуванням нормативно-правових актів, чинних станом на 01 жовтня 2013 року
ЗМІСТ
І. Загальні положення
ІІ. Організація ведення претензійної роботи
2.1. Досудове врегулювання спорів. Порядок пред’явлення претензій
2.2. Порядок та строки розгляду претензій
2.3. Реєстрація, облік та зберігання претензійних матеріалів
IІІ. Позовна робота на підприємстві
3.1. Загальні засади здійснення позовної роботи
3.2. Підстави, порядок підготовки та пред’явлення позовних заяв
3.3. Порядок підготовки юридичною службою відзивів (заяв, заперечень)
на позовні заяви
3.4. Реєстрація, облік та зберігання матеріалів позовної роботи
Додатки
І. Загальні положення
1.1. Правові засади претензійно-позовної роботи на підприємствах, в організаціях та установах (далі – підприємствах) визначені Конституцією України та врегульовані рядом нормативно-правових актів: Господарським кодексом України, Господарським процесуальним кодексом України, Цивільним кодексом України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України (далі – ГК України, ГПК України, ЦК України, ЦПК України, КАСУ), Загальним положенням про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.11.2008 № 1040 (далі – Загальне положення про юридичну службу), рекомендаціями Міністерства юстиції України «Про порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі, організації» від 23.01.2007 № 35-14/7 (далі – Порядок № 35-14/7) тощо.
1.2. З урахуванням специфіки діяльності підприємства, його функціональних особливостей та структури затверджується положення (інструкція) про порядок ведення претензійно-позовної роботи, де чітко розподіляються обов'язки структурних підрозділів: служб, відділів, управлінь (надалі структурні підрозділи) по підготовці і розгляду претензії та позовів.
1.3. Здійснення контролю за додержанням структурними підрозділами встановленого на підприємстві порядку пред'явлення і розгляду претензій, покладається на юридичну службу.
1.4. Згідно з підпунктами 8, 9 пункту 11 Загального положення про юридичну службу, юридична служба підприємства, відповідно до покладених на неї завдань, організовує претензійну та позовну роботу, проводить аналіз її результатів; здійснює контроль за дотриманням структурними підрозділами встановленого на підприємстві порядку пред'явлення і розгляду претензій тощо.
1.5. Претензійно-позовна робота на підприємстві повинна сприяти:
1.6. Претензійно-позовна робота складається з:
ІІ. Організація ведення претензійної роботи
Досудове врегулювання спорів.
Порядок пред’явлення претензій
2.1.1. Підприємства та організації, чиї права і законні інтереси порушено, з метою безпосереднього врегулювання спору з порушником цих прав та інтересів звертаються до нього з письмовою претензією.
2.1.2. При наявності підстав та обґрунтованості вимог матеріали для пред'явлення претензії готує юридична служба підприємства.
У претензії, відповідно до вимог статті 6 ГПК України зазначаються:
Документи, що підтверджують вимоги заявника, додаються в оригіналах або належним чином засвідчених копіях.
Документи, які є у другої сторони, можуть не додаватись до претензії із зазначенням про це у претензії. До претензії про сплату грошових коштів може додаватися платіжна вимога-доручення на суму претензії.
2.1.3. Претензія підписується повноважною особою підприємства, організації або їх представником та надсилається адресатові рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку.
2.1.4. Юридична служба реєструє претензію в журналі обліку претензій, пред’явлених підприємством (додаток 1), здійснює контроль за своєчасним надходженням відповідей від підприємств, яким були пред'явлені претензії.
2.1.5. Якщо боржник необґрунтовано відхилив чи залишив без відповіді претензію кредитора щодо сплати пені за несвоєчасну оплату поставленого (проданого) товару, наданих послуг, виконаних робіт при поданні кредитором позову та розгляді спору судом, ціна позову збільшується проти суми, зазначеної в претензії.
2.1.6. Про фактичне виконання претензії юридична служба здійснює відповідний запис в журналі обліку претензій, пред'явлених підприємством.
2.2. Порядок та строки розгляду претензій
2.2.1. Відповідно до статті 7 ГПК України, претензія розглядається в місячний строк, який обчислюється з дня одержання претензії.
В тих випадках, коли обов'язковими для обох сторін правилами або договором передбачено право перепровірки забракованої продукції (товарів) підприємством-виготовлювачем, претензії, пов'язані з якістю та комплектністю продукції (товарів), розглядаються протягом двох місяців.
2.2.2. Керівник підприємства або його заступник при надходженні претензій розглядає їх та надсилає на перевірку відповідному структурному підрозділу та юридичній службі для виконання.
2.2.3. Юридична служба реєструє претензію в журналі обліку претензій, пред’явлених підприємству (додаток 2).
2.2.4. Відповідно до Порядку № 35-14/7, при перевірці матеріалів претензії слід з'ясувати такі обставини:
2.2.5. Якщо до претензії не додані всі документи, необхідні для її розгляду, вони витребовуються у заявника із зазначенням строку їх подання, який не може бути менше п'яти днів, не враховуючи часу поштового обігу. При цьому перебіг строку розгляду претензії зупиняється до одержання витребуваних документів чи закінчення строку їх подання.
2.2.6. При розгляді претензії підприємства в разі необхідності повинні звірити розрахунки, провести судову експертизу або вчинити інші дії для забезпечення досудового врегулювання спору.
2.2.7. Якщо витребувані документи у встановлений строк не надійшли, претензія розглядається за наявними документами (стаття 7 ГПК України).
Витребувані додаткові документи повинні бути такими, що дійсно необхідні для розгляду претензії і відсутні у підприємства, що розглядає претензію.
2.2.8. Після первинної правової оцінки претензійні матеріали у визначений на підприємстві строк передаються юридичною службою у відповідні підрозділи для надання висновку по суті претензійних вимог. Матеріали передаються під розписку.
2.2.9. Структурний підрозділ, який отримав претензійні матеріали, повинен у встановлений на підприємстві строк перевірити їх, у разі необхідності провести звірку розрахунків, службову перевірку та інші дії, що забезпечують врегулювання спору в претензійному порядку. Після перевірки, структурний підрозділ надає письмовий висновок щодо обґрунтованості претензійних вимог, який повинен бути підтверджений відповідними документами.
Висновок з претензійними матеріалами в строк, передбачений на підприємстві, передається в юридичну службу.
2.2.10. Юридична служба з урахуванням висновку готує проект відповіді про відхилення або визнання (повне, часткове) претензії. На підприємствах, де юридична служба відсутня, проект відповіді готує структурний підрозділ, якому передано на перевірку претензію.
2.2.11. Відповідно до ст. 8 ГПК України про результати розгляду претензії заявник повідомляється у письмовій формі. У відповіді на претензію зазначаються:
а) повне найменування і поштові реквізити підприємства, організації, що дають відповідь, та підприємства чи організації, яким надсилається відповідь; дата і номер відповіді; дата і номер претензії, на яку дається відповідь;
б) коли претензію визнано повністю або частково, - визнана сума, назва, номер і дата розрахункового документа на перерахування цієї суми чи строк та засіб задоволення претензії, якщо вона не підлягає грошовій оцінці;
в) коли претензію відхилено повністю або частково, - мотиви відхилення з посиланням на відповідні нормативні акти і документи, що обґрунтовують відхилення претензії;
г) перелік доданих до відповіді документів та інших доказів.
2.2.12. Керівнику підприємства надається письмовий висновок структурного підрозділу, який перевіряв претензію та необхідні документи, що підтверджують підстави задоволення (часткового задоволення) чи відмови у задоволенні претензійних вимог.
2.2.13. Відповідь на претензію підписується повноваженою особою підприємства після візування її керівником структурного підрозділу, головним бухгалтером, юридичною службою та надсилається рекомендованим листом, листом з оголошеною цінністю чи вручається під розписку.
2.2.14. Претензія з копією відповіді та доказами її відправлення (квитанція про рекомендований лист, лист з оголошеною цінністю чи розписка про вручення) залишаються в юридичній службі.
2.2.15. Коли претензію відхилено повністю або частково, заявникові повертаються оригінали документів, одержаних з претензією, а також надіслано документи, що обґрунтовують відхилення претензії, якщо їх немає у заявника претензії.
2.2.16. Про фактичне виконання розгляду претензії юридична служба або структурний підрозділ здійснюють відповідний запис в журналі обліку претензій, пред'явлених підприємству.
Реєстрація, облік та зберігання
претензійних матеріалів
2.3.1. На кожному підприємстві повинні бути забезпечені належна реєстрація і облік претензій.
2.3.2. Претензії, одержані підприємством, реєструються в книзі вхідної кореспонденції, а ті, що ним надсилаються - у книзі вихідної кореспонденції.
2.3.3. Особа, яка працює з кореспонденцією, що надійшла, повинна до претензійних матеріалів додати конверт, який має штамп пошти з датою відправки, що може бути єдиним доказом своєчасної чи несвоєчасної їх відправки.
3.4.3. При реєстрації претензій перевіряється наявність всіх документів, зазначених в додатку до них. При відсутності або невідповідності документів, зазначених в додатку, працівниками канцелярії складається акт за підписом не менше 3-х осіб.
3.4.4. Канцелярія після реєстрації претензії та проставлення резолюції керівником підприємства або його заступника ці документи передаються до юридичної служби (при її відсутності - структурному підрозділу, якому доручено перевірку претензії та підготовка відповіді на неї), яка здійснює їх реєстрацію в журналі обліку і дає первинну правову оцінку, формує претензійну справу, готує відповідь на претензію.
3.4.5. Претензійні матеріали підприємства і ті, що надійшли до нього зберігаються в окремих папках.
3.4.6. Закінчені претензійні матеріали зберігаються юридичною службою протягом трьох років до передачі їх на збереження в архів.
IІІ. Позовна робота на підприємстві
3.1. Загальні засади здійснення позовної роботи
3.1.1. Згідно з п.п. 7,8 п. 11 Загального положення про юридичну службу, юридична служба веде позовну роботу; представляє у встановленому законодавством порядку інтереси підприємства в судах, інших органах під час розгляду правових питань і спорів; аналізує наслідки розгляду позовів і судових спорів.
3.1.2. Здійснення юридичною службою позовної роботи включає такі дії:
3.1.3. З урахуванням специфіки діяльності підприємства, його функціональних особливостей та структури, затверджується положення (інструкція) про порядок ведення позовної роботи, де чітко визначаються особи, відповідальні за ведення позовної роботи, а також обов’язки, покладені на них у зв’язку зі здійсненням цієї роботи.
3.1.4. Оформлення позовних матеріалів і позовів, що заявляються суб'єктом господарювання, та тих, що заявляються до суб'єкта господарювання, є невід'ємною функцією юридичної служби. Тому спеціалісти юридичної служби повинні чітко знати законодавчі та інші нормативні акти про строки позовної давності, підвідомчість спорів, компетенцію місцевих, адміністративних та господарських судів, цивільне, господарське, адміністративне процесуальне законодавство.
3.2. Підстави, порядок підготовки та пред’явлення позовних заяв
3.2.1. Якщо претензія або спір не можуть бути врегульовані сторонами на добровільних засадах або в позасудовому порядку, то справа за допомогою юридичної служби передається до господарського, адміністративного або місцевого суду.
3.2.2. Юридична служба зобов'язана своєчасно давати правову оцінку позовним документам, переданим їй відповідним структурним підрозділом, щодо їх обґрунтованості та законності. Юридична служба у процесі підготовки позовної заяви має право вимагати від структурних підрозділів додаткові матеріали, які підтверджують вимоги підприємства - позивача. Якщо переданих документів виявляється недостатньо чи вони будуть неправильно оформлені, юридична служба зобов'язана у письмовому висновку встановити строк для усунення недоліків.
3.2.3. Висновок про юридичну перспективу справи має визначатися після об'єктивного аналізу з передбаченням наслідків судового розгляду з урахуванням недоліків у позиції іншої сторони, яка представляє свої інтереси, і найбільш ґрунтовних аргументів протилежної сторони.
3.2.4. Встановивши наявність правової позиції у конкретному спорі, юридичної служби готує проект позовної заяви, в якій викладається зміст вимог суб'єкта господарювання – позивача, вказуються фактичні обставини, що лежать в основі доказування.
3.2.5. Загальні вимоги до оформлення позовних заяв для подання їх до суду викладено в ЦПК України, КАСУ та в ГПК України.
При оформленні позову юридична служба повинна враховувати строки позовної давності, а також вимоги законодавства щодо підвідомчості та підсудності справи.
3.2.6. Для належної підготовки позовної заяви юридична служба повинна з'ясувати чи є по конкретному невирішеному спору законні підстави для подачі позову або заперечення на заявлені позовні вимоги до суб'єкта господарювання.
3.2.7. Позовна заява повинна містити:
а) найменування суду, до якого подається заява
б) найменування сторін, їх місцезнаходження, ідентифікаційні коди;
в) ціну позову (якщо позов підлягає грошовій оцінці);
г) зміст позовних вимог;
д) виклад обставин, на яких ґрунтуються вимоги та документи, що їх підтверджують;
е) розрахунок сум позову;
є) законодавство, на підставі якого подається позов;
ж) відомості про вжиття заходів досудового врегулювання спору.
3.2.8. До позовної заяви додаються всі необхідні докази, платіжне доручення про сплату судового збору та докази про те, що копія позовної заяви надіслана відповідачу. Позовна заява підписується керівником або заступником та реєструється в журналі обліку позовних заяв, пред’явлених підприємством (додаток 3).
3.3. Порядок підготовки юридичною службою відзивів (заяв, заперечень) на позовні заяви
3.3.1. Позовні заяви, одержані підприємством, реєструються канцелярією і в той же день передаються керівнику підприємства або його заступнику, який після розгляду передає їх на перевірку відповідному структурному підрозділу та юридичній службі для виконання.
3.3.2. Юридична служба реєструє позовні заяви, що надійшли, в журналі обліку позовних заяв, пред’явлених підприємству (додаток 4), вивчає вимоги, викладені в позовній заяві, аналізує їх.
3.3.3. Відповідно до статті 128 ЦПК України, статті 112 КАСУ, статті 59 ГПК України позивач має право подати до суду письмове заперечення проти позову, відзив на позовну заяву, відмовитися від позову повністю або частково, а відповідач - визнати позов повністю або частково.
3.3.4. Відзив (заява, заперечення) підписується уповноваженою особою відповідача або його представником. До відзиву (заяви, заперечення), підписаного представником відповідача, додається довіреність чи інший документ, що підтверджує повноваження представника відповідача.
3.3.5. Після одержання ухвали суду про порушення справи юридична служба готує мотивований відзив (заяву, заперечення) (при необхідності передає позовну заяву у відповідний структурний підрозділ для надання висновку та одержання необхідних документів по суті позовних вимог), який підписує повноважна посадова особа позивача або його представник.
3.3.6. Відзив (заява, заперечення) повинен містити:
а) найменування позивача і номер справи;
б) мотиви повного або часткового відхилення вимог позивача з посиланням на законодавство;
в) докази, що обґрунтовують відхилення позивної вимоги;
г) перелік документів та інших доказів, що додаються до відзиву (у тому числі про надіслання копій відзиву з додатками позивачеві).
3.3.7. Юридична служба повинна контролювати строки, що встановлені чинним законодавством для оскарження рішень (ухвал) судів.
3.4. Реєстрація, облік та зберігання матеріалів позовної роботи
3.4.1. Позовні матеріали, одержані підприємством, реєструються в книзі вхідної кореспонденції, а ті, що ним надсилаються - у книзі вихідної кореспонденції.
3.4.2. Особа, яка працює з кореспонденцією, що надійшла, повинна до позовних матеріалів додати конверт, який має штамп пошти з датою відправки, що може бути єдиним доказом своєчасної чи несвоєчасної їх відправки.
3.4.3. Канцелярія після реєстрації позовної заяви і резолюції керівника підприємства або його заступника в той же день передає ці документи в юридичну службу (при її відсутності - структурному підрозділу, якому доручено підготовку відзиву на позовну заяву), яка здійснює їх реєстрацію в журналі обліку і первинну правову оцінку, готує відзив на позовну заяву.
3.4.4. Позовні матеріали підприємства і ті, що надійшли до нього зберігаються в окремих папках.
3.4.5. Закінчені позовні матеріали зберігаються юридичною службою на протязі трьох років до передачі їх на збереження в архів.