ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ

ТЕЛЕБАЧЕННЯ І РАДІОМОВЛЕННЯ УКРАЇНИ

Н А К А З

09 вересня 2021 р. м. Київ №405

Про підсумки внутрішнього аудиту

організації документообігу

та цифрового розвитку Держкомтелерадіо

За результатами внутрішнього аудиту організації документообігу та цифрового розвитку Держкомтелерадіо за період з 01.01.2019 по 01.01.2021 встановлено, що організацію електронного документообігу в Держкомтелерадіо покладено на Відділ забезпечення документообігу та цифрового розвитку (далі – Відділ). Для організації роботи з електронними документами у діловодстві Держкомтелерадіо використовується система електронного документообігу «ASKOD Docflow system». Відділом здійснюється робота в системі електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ) з використанням електронного цифрового підпису.

Результати аудиторського дослідження засвідчили несвоєчасне внесення змін до внутрішніх нормативних документів Держкомтелерадіо, які регламентують роботу Відділу, у зв’язку з внесенням змін до нормативно-правових актів.

В п. 3 Положення про Відділ, затвердженого наказом Держкомтелерадіо від 01.10.2020 № 98-к, зазначено одне з основних завдань, визначене Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Держархіву від 16.03.2001 № 16, які втратили чинність 10.07.2015 на підставі наказу Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях».

До Інструкції про порядок обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої наказом Держкомтелерадіо від 27.01.2017 № 20, не вносились зміни згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 15.05.2019 № 399. В п. 13 даної Інструкції зазначена постанова Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», яка втратила чинність 07.03.2018 на підставі постанови Кабінету Міністрів України від 07.03.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності».

В Інструкції з діловодства за зверненнями громадян у Державному комітеті телебачення і радіомовлення України, затвердженої наказом Держкомтелерадіо від 17.05.2013 № 92 зазначена постанова Кабінету Міністрів України від 12.08.2009 № 898 «Про взаємодію органів виконавчої влади та державної установи «Урядовий контактний центр», яка втратила чинність 10.12.2019 на підставі постанови Кабінету Міністрів України від 27.11.2019 № 976 «Деякі питання Єдиної системи опрацювання звернень».

Дослідженням встановлено невиконання вимог, затверджених внутрішніми документами Держкомтелерадіо, що вказує на недостатньо організовану систему внутрішнього контролю. Інструкцією про порядок обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженою наказом Держкомтелерадіо від 27.01.2017 № 20 передбачено створення в Держкомтелерадіо Комісії з питань роботи із службовою інформацією, Положення про яку та склад затверджуються наказом Держкомтелерадіо. Проте, Комісія з питань роботи із службовою інформацією не утворювалась, Положення про Комісію з питань роботи із службовою інформацією не затверджувалось.

На сьогодні не всі документи Держкомтелерадіо відпрацьовуються в автоматизованій системі АСКОД (за винятком розпорядчих та службових документів), не всі працівники Держкомтелерадіо працюють в даній системі. Для ефективного впровадження системи автоматизованого документообігу необхідно мати відповідне технічне забезпечення.

Аудиторським дослідженням реалізації завдань з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації Держкомтелерадіо встановлено, що недостатнє фінансування не дозволяє швидко реалізовувати завдання інформатизації (зокрема, придбання ліцензійного забезпечення та ліцензій, комп’ютерної техніки, модернізації веб-сайту).

Дослідженням встановлено, що до Положення про Державний комітет телебачення і радіомовлення України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 13.08.2014 № 341 (з урахуванням внесених змін), не внесено зміни згідно абз. 2 п. 3 постанови Кабінету Міністрів України від 30.01.2019 № 56 «Деякі питання цифрового розвитку» в частині виконання завдань з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації.

В недотримання вимог п. 17 постанови Кабінету Міністрів України від 31.08.1998 № 1352 «Про затвердження Положення про формування та виконання Національної програми інформатизації», Держкомтелерадіо (державний замовник) протягом 2019-2020 років не подавались Генеральному державному замовнику інформаційні звіти про стан виконання завдань (проектів) інформатизації.

Відділом не здійснюється облік комп’ютерних програм відповідно до вимог п. 8 постанови Кабінету Міністрів України від 10.09.2003 № 1433 «Про затвердження Порядку використання комп'ютерних програм в органах виконавчої влади», що вказує на недостатньо організовану систему внутрішнього контролю.

Держкомтелерадіо з березня 2019 року надає для юридичних та фізичних осіб 3 адміністративні послуги з 4 послуг в електронному форматі через Єдиний державний портал адміністративних послуг (портал електронних сервісів Мінекономіки).

Враховуючи викладене, з метою підвищенням ефективності функціонування документообігу та цифрового розвитку в Держкомтелерадіо

НАКАЗУЮ:

1. Відділу забезпечення документообігу та цифрового розвитку (Погребняк Л.С.) забезпечити:

в місячний термін приведення нормативних документів Відділу у відповідність з нормами чинного законодавства;

своєчасне подання Генеральному державному замовнику інформаційних звітів про стан виконання завдань (проектів) інформатизації відповідно до вимог п. 17 постанови Кабінету Міністрів України від 31 серпня 1998 № 1352 «Про затвердження Положення про формування та виконання Національної програми інформатизації»;

ведення обліку комп’ютерних програм згідно з вимогами п. 8 постанови Кабінету Міністрів України від 10.09.2003 № 1433 «Про затвердження Порядку використання комп'ютерних програм в органах виконавчої влади».

2. Управлінню з питань доступу до інформації та підтримки медіа (Недяк Ю.О.), Відділу забезпечення документообігу та цифрового розвитку (Погребняк Л.С.), Фінансово-економічному управлінню (Мураховська А.А.) забезпечити виконання наказу Держкомтелерадіо від 02.07.2021 № 310 «Про затвердження плану заходів переходу до надання в електронній формі адміністративної послуги щодо внесення суб’єкта видавничої справи до Державного реєстру видавців, виготовлювачів і розповсюджувачів видавничої продукції».
3. Фінансово-економічному управлінню (Мураховська А.А.), Відділу забезпечення документообігу та цифрового розвитку (Погребняк Л.С.) вжити заходи щодо оновленню технічної бази Держкомтелерадіо.
4. Відділу роботи з персоналом (Груша С.М.) провести роботу з укомплектування Відділу документообігу та цифрового розвитку для забезпечення виконання визначених завдань.
5. Про вжиті заходи з усунення порушень і недоліків за результатами проведеного аудиту поінформувати сектор внутрішнього аудиту Держкомтелерадіо до 08 жовтня 2021 року та забезпечити щоквартальне інформування до повної реалізації завдань.
6. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Голова Олег НАЛИВАЙКО